Le syndic dispose d’un mois pour transmettre les documents demandés par le conseil syndical de l’immeub / Mitch Blunt/Ikon Images / Photononstop

Pour Magdeleine, copropriétaire et élue au conseil syndical d’un immeuble à Nice, récupérer les comptes de l’immeuble afin de les examiner a ressemblé à une guerre de tranchées. « Nous avons envoyé de multiples mails, passé de nombreux coups de téléphone à notre gestionnaire et, faute de réponse, nous avons fini par nous déplacer à plusieurs au siège du syndic pour les obtenir. Cela nous a pris des mois », regrette Magdeleine. Négligence ou volonté de décourager les copropriétaires dans leurs investigations ? Quelle que soit la raison de ce manque de diligence, les syndics récalcitrants pourront désormais être mis à l’amende.

L’article 203 de la loi Elan du 23 novembre 2018 prévoit, en effet, que le syndic dispose d’un mois pour transmettre les documents demandés par le conseil syndical de l’immeuble. S’il ne respecte pas ce délai, des pénalités peuvent être imputées sur les honoraires du syndic.

Une pénalité de 15 euros par jour de retard

Rappelons que le conseil syndical de l’immeuble est élu par les copropriétaires pour assister le syndic dans sa gestion et le contrôler. A ce titre, il peut prendre connaissance de toutes pièces ou tous documents, de toute correspondance ou tout registre se rapportant à la gestion de la copropriété. Mais à combien se monte la pénalité ? Le décret fixant ce montant doit paraître de façon imminente et prévoit une somme de 15 euros par jour de retard. Au bout d’un mois cela fait 450 euros qui devront être retranchés des honoraires.

Pour un immeuble de dix appartements qui paie par exemple 1 800 euros d’honoraires à son syndic chaque année, deux mois de retard dans la transmission des documents diminuent par exemple les honoraires de moitié. « La grande majorité des syndics transmettent les pièces dans les délais mais, pour ceux qui n’effectuent pas leur travail correctement, cette mesure sera très incitative », pense Géraud Delvolvé, délégué général de l’Union des syndicats de l’immobilier (Unis).

Respecter la marche à suivre

Mais comment faire pour bien appliquer cette pénalité ? Tout d’abord, la demande de documents doit être effectuée par les membres du conseil syndical. Etre copropriétaire ne suffit pas. Les immeubles, souvent de petites copropriétés, qui ne sont pas dotés de conseil syndical doivent donc impérativement en élire un de façon à pouvoir agir. Par ailleurs, comment faire partir le délai d’un mois prévu par la loi : « les textes ne précisent pas la marche à suivre pour donner le point de départ mais un courrier en recommandé plutôt qu’un mail paraît être la meilleure façon de procéder », estime Emile Hagège, directeur général de l’Association des responsables de copropriété (Arc).

Le conseil syndical devra ensuite rester vigilant car il est probable que le syndic récalcitrant aura tendance à « oublier » de réduire ses honoraires du montant prévu. En assemblée générale, lors de la validation des comptes de l’immeuble, il faudra vérifier que la déduction a été effectuée. Et si le syndic refuse d’obtempérer, la seule solution sera de changer de prestataire à l’assemblée générale suivante. Le syndic successeur sera alors chargé par la copropriété de mener une procédure pour obtenir réparation. « Le processus est certes un peu lourd mais si les retards s’accumulent, le jeu peut en valoir la chandelle pour la copropriété », conclut Emile Hagège.